Rilevazione presenze: i 5 perché per abbandonare il cartaceo
Sistema di rilevazione presenze o utilizzo di un più comune foglio presenze
Molte società, seppur tentate di migliorare il proprio business attraverso l'utilizzo di un sistema di rilevazione presenze, pensano che il ritorno sull'investimento (anche detto "ROI") non sia abbastanza consistente o che comunque abbia tempi troppo lunghi.
Questo è vero solo se il sistema di rilevazione presenze utilizzato non è tagliato sulle esigenze della propria azienda: lo scopo di un sistema di rilevazione presenze è infatti quello di risparmiare tempo, azzerare gli errori che frequentemente possono verificarsi utilizzando un comune foglio presenze e costruire un nuovo rapporto con i propri dipendenti fondato sul lavoro e sulla fiducia.
L'eliminazione degli errori di un foglio presenze non solo ripagherà velocemente l'investimento, ma porterà benefici misurabili alla propria attività.
1. Quanto si può risparmiare rispetto ad un foglio presenze?
Per comprendere la natura e l'efficacia di un sistema di rilevazione presenze rispetto al vecchio foglio presenze, basterà pensare a tante situazioni che spesso si verificano all'interno dell'azienda, prima fra tutte l'errore umano. Utilizzando un sistema di rilevazione presenze, con tessera magnetica o tecnologia biometrica, è possibile avere una verifica immediata dell'orario di arrivo e partenza di ogni dipendente.
Lo stesso non può dirsi del foglio presenze che pecca di errori grossolani nel rilevamento dei dipendenti durante gli orari di lavoro e dà l'opportunità ai furbetti di far apporre la propria presenza dai colleghi, mentre loro non sono ancora in ufficio. L'utilizzo di un sistema di rilevazione presenze si configura, rispetto al foglio presenze, come uno strumento di taglio costi efficace che lascerà che l'investimento si ripaghi da solo.
2. Quante sedi o settori conta l'azienda?
Ogni azienda conta spesso diversi settori produttivi ed organizzativi, ciascuno con propri orari, propri turni, proprie modalità organizzative. L'utilizzo di un foglio presenze risulta incapace di assolvere ai compiti che un buon gestionale aziendale dovrebbe avere: a differenza di un sistema di rilevazione presenze che può essere calibrato per settori, gruppi ed individui, il foglio presenze genera una confusione che spesso conduce a consistenti perdite.
Il sistema di rilevazione presenze in questo senso non solo offre una soluzione ad aziende che posseggono diversi settori interni, ma soprattutto alle aziende delocalizzate: la gestione ed il controllo dei dati in cloud computing offre dovunque ci si trovi una panoramica dettagliata, rendendo l'acquisizione dati immediata e completa.
3. Rilevazione presenze: quant'è affidabile il sistema aziendale?
La rilevazione presenze attraverso un foglio presenze avviene solitamente tramite l'apposizione manuale di una firma.
Questo comporta non solo la possibilità d'errore negli orari d'ingresso ed uscita ma anche tarli nel calcolo delle ore effettive di lavoro, e di conseguenza lo sborso di salari che non corrispondono all'attività realmente svolta.
A differenza di un foglio presenze, un sistema automatizzato di rilevazione presenze può andare incontro alle esigenze aziendali in diversi modi:
- Attraverso l'utilizzo di badge e tessere magnetiche
- Attraverso l'uso della tecnologia biometrica
- Attraverso l'uso di smartphone, tablet e pc in cui inserire una password privata
Questi efficaci sistemi di controllo rendono più fluida la gestione aziendale, consentendo di calcolare esattamente i salari ed eliminare le perdite.
4. Come ottimizzare la spesa?
Un sistema di rilevazione presenze, a differenza di un più desueto foglio presenze, consentirà ai manager aziendali non solo di conoscere gli orari di ingresso ed uscita dei propri dipendenti, ma anche di pianificare la crescita del proprio business nel tempo, ad esempio pianificando i turni in base alla domanda ed organizzando un sistema di turnazione efficiente e privo di errori. Questo il solo foglio presenze non potrà mai farlo.
5. Sistema di rilevazione presenze: investimento eccessivo?
Se le aziende sanno che il sistema di rilevazione presenze ha molteplici vantaggi rispetto al tradizionale foglio presenze, stentano a sceglierlo per "l'eccessivo" esborso di capitale nell'immediato. Ma chi non può acquistare un sistema di rilevazione presenze non deve necessariamente privarsene: le soluzioni ci sono, una fra tante, il leasing per ripartire la spesa del sistema e rende immediatamente misurabile il ROI.